การปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบสถานะของการสั่งซื้อสินค้า ของแผนกจัดซื้อ: กรณีศึกษาบริษัทผู้ผลิตเครื่องยนต์แห่งหนึ่ง

บทคัดย่อ

            การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ศึกษาและวิเคราะห์ปัญหาของกระบวนการตรวจสอบสถานะการสั่งซื้อสินค้าในแผนกจัดซื้อของบริษัทผู้ผลิตเครื่องยนต์ 2) ปรับปรุงกระบวนการดังกล่าวเพื่อลดระยะเวลาในการค้นหาข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการลูกค้าภายใน วิธีการวิจัยใช้การวิจัยเชิงปฏิบัติการแบบกรณีศึกษา กลุ่มตัวอย่างเป็นพนักงานแผนกจัดซื้อ จำนวน 7 คน โดยวิธีการแจงนับอย่างครบถ้วน และรายการสั่งซื้อ จำนวน 10 รายการจาก 300 รายการ ใช้วิธีการสุ่มตัวอย่างแบบแบ่งชั้น โดยแบ่งรายการสั่งซื้อตามมูลค่าออกเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่ กลุ่มมูลค่าสูง 50 รายการ เลือก 4 รายการ กลุ่มมูลค่าปานกลาง 150 รายการ เลือก 4 รายการ และกลุ่มมูลค่าต่ำ 100 รายการ เลือก 2 รายการ โดยใช้วิธีการสุ่มอย่างง่ายด้วย แบบคอมพิวเตอร์สุ่มในแต่ละกลุ่ม เครื่องมือในการวิจัย ได้แก่ 1) แบบสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง 2) แบบบันทึกการสังเกตการทำงาน 3) แบบวิเคราะห์สาเหตุปัญหาด้วย fishbone diagram 4) แบบวิเคราะห์การปรับปรุงตามหลักการ ECRS การวิเคราะห์ข้อมูลใช้สถิติเชิงพรรณนา การวิเคราะห์เนื้อหา การวิเคราะห์สาเหตุปัญหา การวิเคราะห์ ECRS และการเปรียบเทียบเวลาดำเนินงาน
            ผลการศึกษาพบปัญหาหลักคือ ลูกค้าภายในไม่สามารถตรวจสอบสถานะการสั่งซื้อด้วยตนเองได้ ต้องสอบถามพนักงานจัดซื้อทุกครั้ง ซึ่งพนักงานแต่ละคนมีรูปแบบการบันทึกข้อมูลที่แตกต่างกัน ส่งผลให้การค้นหาข้อมูลใช้เวลานานและกระบวนการซับซ้อน ผู้วิจัยนำหลักการ ECRS มาปรับปรุงกระบวนการ โดยในส่วนของ simplify เป็นการนำระบบสารสนเทศมาใช้ ผลการวิจัยพบว่าก่อนปรับปรุงใช้เวลาเฉลี่ย 160.77 นาทีต่อรายการ หลังปรับปรุงใช้เวลา 131.37 นาทีต่อรายการ ลดเวลาได้ 29.40 นาที คิดเป็นร้อยละ 18.29 การปรับปรุงนี้ช่วยลดเวลาทำงานของพนักงานจัดซื้อและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าภายในอย่างมีนัยสำคัญ