Guidelines for preparing a description of university archives using ISAD(G)

Main Article Content

Bulan Kulavijit


This academic article presents guidelines for preparing a description of university archives using the archival standards and systems of the International Council on Archives’ ISAD(G) (General International Standard Archival Description), together with the concept of describing digital archives of the National Archives to cover and support all forms of university archives whether they are documents, audio-visual media, materials, or digital media. The standard guidelines for describing archival documents comprise 7 main elements and 26 sub-elements. The main elements are 1) Identity statement area, 2) Context area, 3) Content and structure area, 4) Conditions of access and use area, 5) Allied materials area 6) Note area; and 7) Description of control area. From the concept of defining the description of university archives in order to classify and describe their nature, content, and context, this allows service users to access information in the university archives and provides a detailed description of existing archives.


Download data is not yet available.

Article Details

บทความวิชาการ (Academic Article)


Aroonpiboon, Boonlert. (2010). Recommendations for The Preparation of The Agency’s Archives (คำแนะนำการจัดทำจดหมายเหตุของหน่วยงาน). Knowledge Sharing. [Online]. Retrieved August 26, 2021 from

Chaisanguan, Ubol. (1990). National cultural heritage archives (เอกสารจดหมายเหตุมรดกทางวัฒนธรรมของชาติ). Fine Arts Department Newsletter, 3(11): 21-23.

Chaisanguan, Ubol. (1995). University archives (เอกสารจดหมายเหตุุมหาวิทยาลัย). T.L.A. Bulletin, 39(2):40-45.

Digital Government Development Agency. (2021). Government Administration and Providing Services through Digital Act, B.E. 2562 (พระราชบัญญัติการบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล พ.ศ. 2562). [Online]. Retrieved September 10, 2022 from

Fox, E. M. (1965). The Collecting of Archival Materials at Cornell University. In R. E. Stevens (Ed.), University Archives, (pp. 36-45). Ann Arbor, Michigan: Edwards Brothers, Inc.

International Council on Archives. (2000). ISAD(G): General International Standard Archival Description (2nd ed.). Ottawa: The Committee on Descriptive Standards.

Maher, W. J. (1992). The Management of College and University Archives. Lanham, Maryland: Scarecrow Press, Inc.

Naewthong, Daoruang. (2005). Administration and Management of Government University Archives in Thailand (การบริหารและดำเนินงานจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยของรัฐในประเทศไทย). Master’s dissertation, Silpakorn University, Nakhon Pathom, Thailand.

Office of Documentation and Information, Sukhothai Thammathirat Open University, & Science and Technology Knowledge Service, National Science and Technology Development Agency. (2018). Principles and Practices of Digital Archives Management (หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล). Nonthaburi: Office of Documentation and Information, Sukhothai Thammathirat Open University.

Prudtikul, Somsuang. (1996). Principles and Procedures of Archives for Public and Private Sectors (หลักและแนวปฏิบัติงานจดหมายเหตุสำหรับภาครัฐและเอกชน). Nonthaburi: Textbook Writing Promotion Project, Sukhothai Thammathirat Open University.

Society of American Archivists. (2013). Describing Archives: A Content Standard (2nd ed.). Chicago: Society of American Archivists.

Surangkul, Suchada. (2010). Guidelines for Archive Management in Higher Educational Institutes : A Case Study of Khon Kaen University (แนวทางการจัดการเอกสารจดหมายเหตุในสถาบันอุดมศึกษา : กรณีศึกษามหาวิทยาลัยขอนแก่น). Master’s dissertation, Khon Kaen University, Khon Kaen, Thailand.

Sookprasert, Thanwadee. (2018). Personal Archival Management With ISAD(G) System Field Record Management Experience, Anthropological Archives Database (การจัดการจดหมายเหตุส่วนบุคคลด้วยระบบ ISAD(G): ประสบการณ์การจัดการบันทึกภาคสนาม ฐานข้อมูลจดหมายเหตุมานุษยวิทยา). [Online]. Retrieved September 14, 2021 from

Suttisarn, Sakkarin, & Nantasri, Chaiwat. (2019). Guidelines for ancient photographs management in Thailand (แนวทางการจัดการภาพถ่ายโบราณในประเทศไทย). Journal of Fine Arts, 10(1): 88-111.

Theeradetaupatam, Sunya. (2010). Development of An Archival Database System at Bansomdej Chaopraya Rajabhat University (การพัฒนาระบบฐานข้อมูลจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยราชภัฏบ้านสมเด็จเจ้าพระยา). Master’s dissertation, Bansomdej Chaopraya Rajabhat University, Bangkok, Thailand.

The Fine Arts Department. (2008). A Guide to Categorizing and Making Archival Search Tools (คู่มือการจัดหมวดหมู่และทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ). Bangkok: The Fine Arts Department.

Winasondhi, Woranuch. (2020). What is an Archive (จดหมายเหตุคืออะไร). The National Archives of Thailand. [Online]. Retrieved September 14, 2021 from

Wisetsin, Sawanee. (1997). Historical value of university archives documents (คุณค่าทางประวัติศาสตร์ของเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย). SU.T. Bulletin, 12(1): 14-16.