Application of Lean Technique to Eliminate Waste from Delays in Document Management Process Through Electronic Document Management System: Case Study of AAA Company, Bangkok
Article Sidebar
Main Article Content
Abstract
This study aims to investigate the existing document management of the case study and to apply lean techniques to eliminate waste from delays in the document management process through an electronic document management system: A case study of Company AAA, Bangkok. The samples for this study were 30 transactions in electronic document management using cause-and-effect diagram, value stream mapping, lean waste elimination techniques with ECRS, data flow diagram, E-R diagram, electronic document management design, and SPSS during December 2022 and July 2023. The result showed that the company lacked the principle existing document management system, resulting in delays of up to 351.21 minutes per month. The total value-added time was 3.00 minutes, and the non-value-added time was 26.25 minutes. Subsequently, a method was developed to use Lean techniques to eliminate waste in the work process. Before the improvement process, there were a total of 13 steps in Pre-Lean. After the improvement, the 11 out of 13 steps should be improved through analysis, design, and development of electronic document systems to ensure the system development success and ready to use. After improvements were made, a post-Lean value stream map of the work process was created, using the time from submitting a document draft request to the end of document storage after approval, at 3.23 minutes per transaction, from a standard time of 4.20 minutes per transaction. Regarding the testing of the use of Lean techniques to eliminate waste from delays in the process before and after improvement, the result showed that the steps before improvement were a total of 13 steps, which were reduced to 7 steps after improvement, accounting for a 46.15% reduction. The test results before and after using Lean techniques to eliminate waste from delays were significantly different at the .05 statistical level. Therefore, using Lean techniques to eliminate waste from delays in the document management process with an electronic document system, a case study of Company AAA, Bangkok, resulted in increasing work efficiency.
Article Details
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International License.
Every article published in the Romphruek Journal of the Humanities and Social Sciences is the opinion and point of view of the authors. Thery're not the viewpoint of Krirk University or the editored department. Any part or all of the articles for pablication must be clearly cited.
References
กองงานสารบรรณ บริษัท AAA กรุงเทพมหานคร. (2566). รายงานผลการปฏิบัติงาน เดือน มกราคม 2566. บริษัท AAA กรุงเทพมหานคร.
กองงานสารบรรณ บริษัท AAA กรุงเทพมหานคร. (2566). รายงานผลการปฏิบัติงาน เดือน กรกฎาคม 2566. บริษัท AAA กรุงเทพมหานคร.
เกษวรา อินทรฉิม.(2558). การเพิ่มประสิทธิภาพของบริการเอกสารรายงานวิจัยด้วยแนวคิด Lean. PULINET Journal, 2(3), 96-102.
เกียรติขจร โฆมานะสิน. (2550). Lean วิถีแห่งคุณค่าสู่องค์กรที่เป็นเลิศ. สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ.
ชุมพล ศฤงคารศิริ. (2545). การวางแผนและควบคุมการผลิต. สมาคมส่มเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น).
ปณัทพร เรืองเชิงชุม และจารุวรรณ มินดาทอง. (2564). การลดความสูญเปล่าจากการใช้ข้อมูลในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบใน ยุคดิจิทัล 4.0 โดยการประยุกต์ใช้หลักการ ECDRS ร่วมกับโซ่ อุปทาน. วารสารบริหารธุรกิจศรีนครินทรวิโรฒ, 12(1), 20-37.
ประภาศรี พงศ์ธนาพานิช. (2555).การจัดการทรัพยากรมนุษย์ตามแนวคิดการผลิตแบบลีนเพื่อการผลิตที่ยั่งยืน. วารสารปัญญาภิวัฒน์, 4(1), 123-132.
ฝ่ายวิชาการ สถาบัน The Best Center (2563). คู่มือสอบเจ้าหน้าที่ทั่วไปบริหารงานปฏิบัติการ (งานสารบรรณ) มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์. เดอะเบสท์เซ็นเตอร์อินเตอร์กรุ๊ป.
ฝ่ายวิชาการสูตรไพศาล. (2564). ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ปรับปรุงใหม่ พ.ศ.2555. สูตรไพศาล.
ธัญวรัตม์ กระจ่าง. (2557). ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพของบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ มหาวิทยาลัยนเรศวร. วารสารมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยพะเยา, 2(2), 37–45.
โลมไสล วงค์จันตา และเต็มสิริ เคนคำ. (2559). การพัฒนาระบบการจัดการเอกสารคุณภาพ. วารสารกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์, 58(1), 61-71.
ศิรัตน์ แจ้งรักษ์สกุล จินตนัย ไพรสณฑ์ และ กิตติชัย อธิกุลรัตน์. (2566). การปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการบรรจุ กรณีศึกษา บริษัทผู้ผลิตดินผสมสำหรับอุตสาหกรรมเซรามิกส์. วารสารวิชาการเทคโนโลยีอุตสาหกรรมและวิศวกรรม มหาวิทยาลัยราชภัฏพิบูลสงคราม, 5(1), 73-83.
ศิริวรรณ เสรีรีตน์. (2543). การบริหารการผลิตและการปฏิบัติการ. ธนธัชการพิมพ์.
สาวิตรี วันหากิจ. (2558). การจัดสมดุลสายการผลิตของผลิตภัณฑ์ ชุดหัวอ่านฮาร์ดดิสก์ ไดร์ฟ แบบ 4 หัว 2 แผ่น (วิทยานิพนธ์วิศวกรรมศาสตร์มหาบัณฑิต, มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์). Thammasat University Library. https://digital.library.tu.ac.th/tu_dc/frontend/Info/item/dc:90595#.
สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล(องค์การมหาชน). (2564, 14 มกราคม). ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์. Digital Government Development Agency. https://www.dga.or.th/our-services/digital-platform-services/e-saraban/.
Brown, A. M., & Davis, R. S. (2017). Combining Technologies for Enhanced Business Processes: A Study in the IT Sector. Journal of Information Technology Management, 28(2), 45-56.
Lee, C., & White, E. T. (2019). Simplifying User Interfaces for Enhanced User Experience: A Study in Mobile App Design. International Journal of Human-Computer Interaction, 35(8), 630-642.
McCullen, P., & Towill, D. (2001). Achieving lean supply through agile manufacturing. Integrated Manufacturing Systems, 12(7), 524-533.
Monden, Y. (1983). Toyota Production System Norcross. The Institute of Industrial Engineers.
Smith, J. K., & Johnson, L. M. (2016). Eliminating Non-Value-Added Tasks in Healthcare: A Case Study in Hospital Administration. Journal of Healthcare Management, 40(2), 78-85.
Smith, K. (2016). Managing electronic resource workflows using ticketing system software. Serials Review, 42(1), 59-64.
Womack, J. P., Jones, D. T., & Roos, D. (2007). The machine that changed the world: The story of lean production--Toyota's secret weapon in the global car wars that is now revolutionizing world industry. Simon and Schuster.