มาตรการไร้กระดาษและเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการจัดการเอกสารด้วย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กรณีศึกษา บริษัท JJJ PAPERLESS IN DOCUMENT MANAGEMENT PROCESS THROUGH E-DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM: A CASE STUDY OF JJJ COMPANY
Article Sidebar
Main Article Content
บทคัดย่อ
การศึกษานี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ศึกษากระบวนการจัดการเอกสารในงานสารบรรณเดิมและ 2) การลดการใช้กระดาษในกระบวนการจัดการเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพงานสารบรรณด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ กรณีศึกษา บริษัท JJJ ใช้ผังงานศึกษากระบวนการ การวิเคราะห์ออกแบบระบบ การพัฒนาและทดสอบประสิทธิภาพระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยการสัมภาษณ์เชิงลึกรายบุคคลและแบบสอบถามความพึงพอใจประสิทธิภาพการใช้งานระบบจากผู้ดูแลส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ 38 ตัวอย่าง ได้แก่ ผู้บริหารและหัวหน้ากองงาน 3 คน พนักงานในแผนกสนับสนุนงานทั่วไปและกองวางแผนพัสดุ 10 คน และฝ่ายปฏิบัติการที่เกี่ยวข้อง 25 คน จากการศึกษาพบว่า 1) เดิมกระบวนการจัดการงานสารบรรณส่วนใหญ่จัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ทำให้ต้นทุนการใช้กระดาษสูงและประสิทธิภาพการทำงานต่ำลง 2) จากการศึกษาและพัฒนาระบบ พบว่า การพัฒนาระบบเกิดความคุ้มค่าทางเศรษฐศาสตร์ตามทฤษฎีการวิเคราะห์ผลประโยชน์ คือ บริษัทมีสัดส่วนผลประโยชน์จากรายได้ที่ได้รับกลับมาทางเศรษฐศาสตร์กับค่าใช้จ่ายในการสร้างระบบใหม่ เป็นจำนวนเงิน 192,065 บาท คิดเป็นอัตราผลตอบแทนต่อต้นทุนเท่ากับ 1.874 ดังนั้นบริษัทได้ผลตอบแทนสุทธิเป็นเงิน 167,935 บาท ซึ่งแสดงให้เห็นว่าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มีความเหมาะสมที่จะลงทุน นอกจากนั้นยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจากแบบสอบถามความพึงพอใจของผู้ใช้งานระบบ ด้านเวลาที่ใช้ไปในการจัดการงานสารบรรณ เพิ่มขึ้นร้อยละ 49.70 ด้านความสะดวกในการจัดงานงานสารบรรณ เพิ่มขึ้นร้อยละ 67.13 ด้านการตอบสนองในการจัดการงานสารบรรณ เพิ่มขึ้นร้อยละ 54.77 ด้านความถูกต้องของข้อมูล เพิ่มขึ้นร้อยละ 44.17 และด้านความพึงพอใจโดยรวมเพิ่มขึ้นร้อยละ 52.73 และสามารถลดการใช้กระดาษจาก 3,659 แผ่น เหลือ 58 แผ่นต่อเดือน ลดลงร้อยละ 98.84 คิดเป็นเงินทั้งสิ้น 4,681.3 บาท
Article Details
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International License.
เนื้อหาและข้อมูลในบทความที่ลงตีพิมพ์ในวารสารวิชาการมหาวิทยาลัยราชภัฏภูเก็ต ถือเป็นข้อคิดเห็นและความรับผิดชอบของผู้เขียนบทความโดยตรง ซึ่งกองบรรณาธิการวาสารฯ ไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยหรือร่วมรับผิดชอบใด ๆ
บทความ ข้อมูล เนื้อหา รูปภาพ ฯลฯ ที่ได้รับการตีพิมพ์ในวารสารวิชาการมหาวิทยาลัยราชภัฏภูเก็ต ถือเป็นลิขสิทธิ์ของวารสารวิชาการมหาวิทยาลัยราชภัฏภูเก็ต หากบุคคลหรือหน่วยงานใดต้องการนำทั้งหมดหรือส่วนหนึ่งส่วนใดไปเผยแพร่ต่อหรือเพื่อกระทำการใด ๆ จะต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากวารสารวิชาการมหาวิทยาลัยราชภัฏภูเก็ตก่อนเท่านั้น
References
Bloomberg L.P. (1975). The Office of the Future. Retrieved March 25th, 2024, from http://web.archive.
org/web/20160308005917/http://www.bloomberg.com:80/bw/stories/1975-06-30/the-office-of-the-futurebusinessweek-business-news-stock-market-and-financial-advice
Brown, A. M., & Davis, R. S. (2017). Combining Technologies for Enhanced Business Processes: A Study in the IT Sector. Journal of Information Technology Management, 28(2), 45-56.
Cabinet resolution. (2000, 1 February 2000). Use of information technology in Cabinet meetings. Retrieved from https://resolution.soc.go.th/?prep_id=135970
Cabinet resolution. (2001, 19 February 2001). Cabinet meeting with reduced paperwork. Retrieved from https://resolution.soc.go.th/?prep_id=156304
Dykman, C. A., & Davis, C. K. (2012). Addressing resistance to workflow automation. Journal of Leadership, Accountability and Ethics, 9(3), 115-123.
Ernst, M. L., Giuliano, V. E., & Jones, P. E. (1965). Centralization of document searching facilities. Communications of the ACM, 8(11), 704-706.
General Administration Division of JJJ Company. (2023). Annual Performance report for 2022. JJJ Company, Nonthaburi.
Gibson, JL., Ivancevich, J.M., & Donnelly, Jr.James H. (2000). Organizations: Behavior, structure, processes. Boston: Irwin.
Kerdchan, T. (2019). Success factors for Paperless in the Back-office of the Thai Government agencies: A comparative case study of 2 Boards of Committee. [Master of Public Administration Thesis] Chulalongkorn University.
Mishan, E. J., & Quah, E. (2020). Cost-benefit analysis. Routledge.
Rosa, A. T. R., Pustokhina, I. V., Lydia, E. L., Shankar, K., & Huda, M. (2019). Concept of electronic document management system (EDMS) as an efficient tool for storing document. Journal of Critical Reviews, 6(5), 85-90.
Sirisukphoka, C. (2014). A study of perception, work performance, electronic correspondence system capacity’s confidence affecting work effectiveness of the state enterprises’ employees in Bangkok. Find Nakhon. [Master of Business Administration Thesis] Bangkok University.
The New Public Management in Action. (1996). United Kingdom: Oxford University Press.
The Office of the Permanent Secretary, the Prime Minister's Office. (2021). Regulation of the Prime Minister's Office on Correspondence Work (No. 4), B.E. 2564.
Wutthipham, R. (2012). Performance efficiency of personnel when using the electronic document system to develop the document work. [Master of Business Administration thesis] Ubon Ratchathani Rajabhat University.